Wie erreichen wir die ca. 90% der Mitglieder, die die gemeindlichen Angebote nicht nutzen und keinen Kontakt zu ihrer Gemeinde haben?
Mitgliederkommunikation gibt eine Antwort auf diese Frage. Das Projekt Mitgliederkommunikation hat zum Ziel, einen Prozess aufzusetzen, der ermöglicht, dass Gemeinden professionell, digital gestützt und effizient ihre Mitglieder entlang ihrer individuellen Lebensreise begleiten können. So werden auch die Mitglieder erreicht, wertgeschätzt und gebunden, die kaum oder wenig Berührung zu ihrer Kirche haben. Die kommunikative Begleitung kann sowohl analog (Brief, Karte, Selfmailer…) als auch digital (Mail, Messenger…) erfolgen. Dabei werden die medialen Präferenzen der Mitglieder berücksichtigt und perspektivisch die digitale Kommunikation verstärkt.
Darüber hinaus trägt dieses Projekt auch zu einem Kultur- und Haltungswandel hin zu einer mitgliederorientierten Kirche bei, die über die Mitgliederkommunikation hinaus die Frage stellt und innovativ und kontextsensibel beantwortet: „Wie erreichen wir die 90% der Menschen, die in den aktuellen kirchlichen Angeboten und Räumen nicht vorkommen?“
Eine Kernaufgabe in der EKiR
Die Kirchenleitung hat bereits im Sommer 2021 in Ihrem Positionspapier E.K.I.R.2030 Mitgliederkommunikation als zentralen Ansatz zur Mitgliederorientierung benannt und die Entwicklung einer Software für Mitgliederkommunikation beauftragt. Die Landessynode 2024 hat dieses Anliegen unterstützt und den Impuls gegeben, einen umfassenden Prozess zu entwickeln, der Gemeinden in die Lage versetzt, mit ihren Mitgliedern digital gestützt und möglichst effizient digital und analog zu kommunizieren.
Am 7. November 2024 hat die Kirchenleitung eine detaillierte Projektskizze für eine digital gestützte und teilautomatisierte Mitgliederkommunikation per Brief und E-Mail und ein Projektbudget von ca. 1,2 Mio Euro bis Ende 2027 genehmigt.
Aktuell laufen die Vorbereitungen für den operativen Start am 1. Mai 2025 auf Hochtouren, sodass in einem Pilot-Projekt bereits im zweiten Quartal 2025 die ersten Kommunikationsmittel in ausgewählten Pilotgemeinden verschickt werden. An diesem Pilot-Projekt nehmen zehn Gemeinden aus den Kirchenkreisen Leverkusen und Düsseldorf sowie eine Gemeinde aus dem Stadtkirchenverband Köln teil.
Die Konzeption und Umsetzung erfolgt in enger Kooperation mit Fachexpert*innen anderer Gliedkirchen der EKD sowie der Meldewesenstelle, den Datenschützer*innen, dem Rechtsdezernat, der Stabsstelle Digitalisierung und der Stabsstelle Kommunikation der Evangelischen Kirche im Rheinland.
Mitgliederkommunikationssoftware
Da die aktualisierte Meldewesen-Software ITM.Kiris mit neuen Modulen zur Mitgliederkommunikation erst frühestens Ende 2025 eingeführt wird und eine Speicherung digitaler Kontaktdaten in Mewis nicht möglich ist, arbeitet das Pilot-Projekt 2025 mit einer Interimslösung.
Für die Selektionen notwendige Daten aller Mitglieder der zehn Pilotgemeinden werden durch die ECKD datenschutzkonform und datensparsam von Mewis über eine reduzierte Liste aus „Eigener Export“ für diese Interimslösung exportiert, wöchentlich aktualisiert und mit digitalen Kontaktdaten sowie den dazugehörigen Einwilligungen angereichert.
Die Selektion der Adressen für die einzelnen Anlässe erfolgt im Kontaktmodul dieser Software
- Der Versand von E-Mails erfolgt innerhalb eines E-Mailing-Moduls
- Adressen für den Postversand werden exportiert und an einen mit der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau (EKHN) gemeinsam genutzten Web-to-Print-Shop übergeben, ggf. angepasst, gedruckt, konfektioniert und versandt. Für die Pilotgemeinden entstehen hier keine Kosten.
Pilotprojekt und Timing
Das Pilotprojekt ermöglicht in der ersten Pilotphase sechs Kontaktanlässe mit Selektionen, Vorlagen und Materialien. Hierzu greifen wir auf Materialien anderer Landeskirchen (EKHN, Pfalz und Württemberg) zurück, passen diese auf die EKiR an und ergänzen sie um einen weiteren Anlass.
Derzeit werden die systemischen und rechtlichen Voraussetzungen für einen Start im Mai 2025 geschaffen und auch die Vorlagen, Materialien und Landing Pages für die ausgewählten Kommunikationsanlässe aufbereitet. Zudem werden die Pilotgemeinden im Umgang mit der Interimssoftware sowie dem Web2PrintShop geschult.
Für das vierte Quartal ist die Einführung von ITM.Kiris geplant. Im Sommer 2025 wird eine Zwischenbilanz über die Interimslösung und die Entwicklung von Kiris gezogen und eine Entscheidung über die weitere systemische Nutzung getroffen.
Im ersten Quartal 2026 werden voraussichtlich weitere Gemeinden an dem Pilotprojekt teilnehmen können. Ziel ist es, möglichst zeitnah diesen Prozess möglichst allen interessierten Gemeinden der EKiR zugänglich zu machen.
Mitgliederkommunikation – Eine Kernaufgabe der EKD
Auch im EKD-Kontext wird Mitgliederkommunikation als Kernaufgabe betrachtet.
Die Kirchenkonferenz der EKD sieht in der Mitgliederkommunikation ein wichtiges Instrument zur Bindung von Mitgliedern und hat am 21. Juni 2023 einen entsprechenden Antrag einstimmig angenommen. Dieser Antrag sieht vor, dass Mitgliederkommunikation auf EKD-Ebene ein Kernthema ist, das durch Vernetzung und Know How-Transfer die landeskirchlichen Projekte unterstützt.
Der Effizienzfond der EKD hat dazu einen Antrag von acht Landeskirchen auf Finanzierung eines Projektbüros über 24 Monate bewilligt. Die Koordinationsstelle wird ab 2025 im GEP eingerichtet.
Landeskirchen experimentieren bereits mit Projekten, wie die EKHN und die Pfalz mit Philippus oder Württemberg, Baden und Bayern mit der Kirchenpost.
Auch die Revision des Datenschutzgesetzes der EKD (DSG-EKD) nimmt mit Inkrafttreten der Revisionsversion ab Mai 2025 die Mitgliederkommunikation als wichtige kirchliche Aufgabe auf und erleichtert u.a. die Voraussetzungen für Einwilligungen oder AV-Verträge und ermöglicht die Nutzung bereits vorhandener digitaler Kontaktdaten für die Mitgliederkommunikation.
Projektteam
- Projektleiterin: Maren Kockskämper, Dezernentin Strategische Innovation
- Projektverantwortlicher: Dr. Johann Weusmann, Vizepräsident
- Beteiligte Gremien: Arbeitsgruppe Mitgliederkommunikation der Evangelischen Kirche in Deutschland, Arbeitsgruppe Mitgliederorientierung des Innerkirchlichen Ausschusses der Evangelischen Kirche im Rheinland, Projektgruppe Mitgliederkommunikationssoftware der Evangelischen Kirche im Rheinland
